Wat is een uur tijdwinst waard? AI doorrekenen voor je bedrijf

Als iemand je vertelt dat AI je twintig procent tijd bespaart, vraag dan waar dat getal vandaan komt. Vaak is het antwoord: uit een onderzoek van een partij die AI verkoopt. Dat zegt niets over jouw bedrijf. De enige som die telt is die van jouw eigen week.

De som is simpeler dan je denkt

Je hebt drie getallen nodig. Hoe vaak doe je die taak per week. Hoe lang duurt hij nu echt, gemeten en niet geschat. En hoe lang duurt hij straks, inclusief de tijd die je kwijt bent aan controleren. Dat verschil maal de frequentie is je winst per week.

Zet daar je eigen uurtarief onder, of het uurtarief van degene die het werk doet. Vergelijk dat met wat het kost om het op te zetten en te onderhouden. Dan weet je binnen hoeveel weken het eruit is en of dat een termijn is waar jij mee kunt leven.

Waar de som fout gaat

• ▸Je gebruikt een geschatte tijd in plaats van een gemeten tijd. In mijn ervaring onderschatten mensen hoeveel tijd repetitief werk kost.
• ▸Je vergeet de controletijd. Een concept nakijken kost ook minuten, en die moeten in de som.
• ▸Je rekent alleen de opzetkosten en niet het onderhoud. Er moet iemand naar blijven kijken.
• ▸Je telt tijdwinst als geld terwijl je die uren niet vult. Een uur minder administratie is alleen geld waard als je dat uur aan iets anders besteedt.

Vooral dat laatste punt is belangrijk en wordt bijna nooit genoemd. Als je een uur per week wint en dat uur gaat op aan koffie, dan heb je geen geld verdiend maar een rustiger week. Dat mag een prima reden zijn, maar noem het dan ook zo en verkoop het niet aan jezelf als rendement.

Meet eerst een week

Voordat je iets aanschaft of laat bouwen: houd één week bij hoe lang de taak echt duurt. Niet met een stopwatch, gewoon een streepje en een schatting per keer. Bij bijna iedereen valt dat getal hoger uit dan verwacht, en dat is precies de informatie die je nodig hebt om een goede beslissing te nemen.

Diezelfde meting is later je bewijs. Als je na drie maanden wilt weten of het heeft gewerkt, wil je iets hebben om mee te vergelijken. Zonder nulmeting is elke conclusie achteraf een gevoel.

“Een gok met een getal ervoor is geen meting. Schrijf op wat je niet gemeten hebt.”

En als het niet uit kan

Dan doe je het niet. Dat is een prima uitkomst en het gebeurt vaker dan je denkt. Een taak die je vier keer per jaar doet, is geen automatiseringskandidaat, hoe irritant hij ook is. Dat eerlijk kunnen zeggen is precies waarom je de som maakt.

Meer over wat AI in de praktijk kost lees je in wat kost AI voor een MKB-bedrijf.