Je eigen documenten aan AI koppelen: zo werkt dat

Een taalmodel weet veel over de wereld en niets over jouw bedrijf. Het kent je prijzen niet, je voorwaarden niet en je handleidingen niet. Zodra je dat oplost, verandert het van een handige tekstschrijver in iets dat vragen over jouw werk kan beantwoorden. Dat is voor de meeste MKB-bedrijven de eerste stap die echt iets oplevert.

Hoe het werkt zonder jargon

Je documenten worden in stukken geknipt en zo opgeslagen dat er op betekenis gezocht kan worden, niet alleen op letterlijke woorden. Stelt iemand een vraag, dan worden eerst de paar stukken opgezocht die daarover gaan, en die worden aan het model meegegeven. Het antwoord komt dus uit jouw documenten, niet uit het geheugen van het model.

Dat is meteen de reden waarom dit betrouwbaarder is dan een model gewoon iets vragen. Het model hoeft niet te onthouden, het hoeft alleen te lezen wat je erbij levert. En je kunt laten tonen uit welk document het antwoord komt, zodat je het kunt nakijken.

Waar het goed voor is

• ▸Handleidingen en technische documentatie waar niemand alles van uit zijn hoofd kent
• ▸Contracten en voorwaarden: wat staat er precies over aansprakelijkheid, opzegtermijn of levertijd
• ▸Interne procedures, zodat nieuwe mensen niet elke keer iemand hoeven te vragen
• ▸Historisch materiaal: eerdere offertes, projectdossiers, verslagen

De valkuil: rommel erin is rommel eruit

Dit is waar het bij de meeste bedrijven misgaat. Als je vier versies van dezelfde prijslijst in je mappen hebt staan, dan komen die er alle vier in, en welke versie in het antwoord terechtkomt hangt af van welke tekst het meest op de vraag lijkt. Soms mengt het systeem ze zelfs. Het antwoord ziet er dan prima uit en klopt niet. Dat is een pijnlijker soort fout dan een foutmelding.

Neem daarom vooraf de tijd om te bepalen welke versie de geldende is. Dat is saai werk en het is het belangrijkste onderdeel van het hele project. Reken erop dat het opruimen van de documenten meer tijd kost dan het aansluiten ervan.

“Een systeem dat op oude documenten draait, geeft nette antwoorden die niet kloppen. Dat is erger dan geen systeem.”

Wat je moet regelen voordat je begint

Drie dingen. Wie mag wat zien, want niet elke medewerker hoeft bij de contracten te kunnen. Waar staan de gegevens, want dat bepaalt of je aan je eigen privacybeleid voldoet. En wie houdt bij dat de bron actueel blijft, want zonder eigenaar veroudert het ongemerkt.

Dat derde punt is dezelfde valkuil als bij elk AI-project: het gaat stil kapot. Zet daarom een vast moment in de agenda waarop iemand controleert of de gebruikte documenten nog de juiste zijn.

Klein beginnen kan hier ook

Je hoeft niet je hele documentarchief aan te sluiten. Begin met de tien documenten waar de meeste vragen over gaan. Dat is bij de meeste bedrijven genoeg om te zien of het werkt, en het is klein genoeg om ze eerst goed op te ruimen. Werkt het, dan breid je uit met de volgende tien.