AI voor planning en logistiek in het MKB

Planning is bij de meeste MKB-bedrijven het werk dat tussen alles door gebeurt. Iemand belt af, een levering schuift, en dan gaat er een half uur op aan bellen en schuiven. Het is zelden iemands functie en het kost iedereen tijd.

Het echte probleem is niet plannen, het is doorgeven

Als je meekijkt bij een planningsdag, zie je dat het schuiven zelf niet het meeste werk is. Het meeste werk is uitzoeken wat er precies aan de hand is, wie het moet weten en wat de gevolgen zijn verderop. Een levering die een dag opschuift raakt drie andere afspraken, en die drie moeten allemaal een bericht krijgen.

Daar zit de winst. Niet in een algoritme dat de optimale planning berekent, maar in het wegnemen van het uitzoekwerk en het doorgeven.

Wat er concreet kan

• ▸Een wijziging binnenkrijgen en direct laten zien welke afspraken daardoor raken
• ▸Berichten klaarzetten voor iedereen die het moet weten, in jullie eigen toon, klaar om te versturen
• ▸Uit je eigen historie afleiden hoe lang een klus meestal echt duurt in plaats van hoe lang je hem inplant
• ▸Signaleren wat er ontbreekt: een afspraak zonder monteur, een levering zonder bevestiging

Vooral dat derde punt wordt onderschat. In bijna elk bedrijf staat er in de planning een standaardduur die niemand ooit heeft nagerekend. Leg je de geplande tijd naast de werkelijk geboekte uren, dan zie je snel waar je structureel te krap of te ruim zit.

Begin met meten, niet met plannen

De verleiding is groot om meteen een slimme planner te willen. Doe dat niet. Begin met het naast elkaar leggen van wat je plande en wat het werd, over een half jaar aan gegevens. Dat kost een dag en het levert vaak meteen een paar besluiten op die niks met AI te maken hebben.

Pas als je weet waar de afwijkingen zitten, heeft het zin om er iets omheen te bouwen. Anders automatiseer je een planning waarvan de uitgangspunten niet kloppen, en dan word je alleen sneller verkeerd.

“Een planning die je nooit hebt teruggemeten, is een aanname met een tijdstip erbij.”

Houd de mens aan de knop

Bij planning is de verleiding om het systeem zelf te laten schuiven het grootst, want dat scheelt het meest. Toch is dit een van de plekken waar ik dat afraad. Er zitten altijd afwegingen in die nergens staan opgeschreven: deze klant kun je niet nog een keer verzetten, die monteur wil je niet op dat adres. Laat het systeem voorstellen doen en laat een mens bevestigen.

Dat kost een paar seconden per wijziging en het voorkomt precies het soort fout waar je klanten mee kwijtraakt.