De AI die je al betaalt: Microsoft 365 en Google Workspace

Een van de eerste dingen die ik doe als ik bij een bedrijf binnenkom, is kijken wat er al in huis is. Bijna altijd betaalt men al voor Microsoft 365 of Google Workspace, en bijna altijd wordt de AI die daarin zit niet gebruikt. Dat is de goedkoopste winst die er is.

Waarom dit het startpunt is

Niet omdat het de beste AI is, want dat is het meestal niet. Wel omdat het er al staat, omdat je gegevens er al in zitten en omdat je geen nieuwe leverancier, nieuw contract of nieuwe privacydiscussie nodig hebt. Voor een eerste stap weegt dat zwaarder dan de laatste procenten kwaliteit.

Er zit nog een voordeel aan. Omdat het in je bestaande omgeving draait, valt het onder de afspraken die je daar al voor hebt gemaakt over waar je gegevens staan en wie erbij kan. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk vergeleken met een losse tool waar iemand even een account voor aanmaakt.

Wat er in de praktijk goed werkt

• ▸Samenvatten van lange mailwisselingen en documenten waar je halverwege instapt
• ▸Een verslag maken van een online overleg, met de actiepunten eruit (bij Google vanaf Business Standard, bij Microsoft met een betaalde Copilot- of Teams Premium-licentie)
• ▸Een eerste opzet van een document of presentatie op basis van bestaande stukken
• ▸Zoeken door je eigen mappen en mail op betekenis in plaats van op exacte woorden (bij Microsoft alleen met de betaalde Copilot-licentie, bij Google deels al in het basispakket)

Waar het ophoudt

Zodra je iets specifieks wilt dat elke keer op dezelfde manier moet, loop je tegen de grens aan. Deze assistenten zijn breed en algemeen, en dat is precies waarom ze voor jouw specifieke offerteproces of jouw manier van calculeren net niet goed genoeg zijn. Ze weten niet hoe jij het doet.

Ook voor schrijfwerk waar toon echt telt, merken de meeste mensen verschil met de gespecialiseerde modellen. Dat betekent niet dat je moet overstappen, wel dat je moet weten waarvoor je wat gebruikt. Meer daarover in multi-model werken.

Kijk eerst, koop daarna

Voordat je licenties uitbreidt: check wat er in jullie huidige abonnement zit en of het aanstaat. Bij veel bedrijven staat de functionaliteit uit omdat niemand hem heeft aangezet, of hij staat aan en niemand weet het. Een half uur in de beheeromgeving levert vaak meer op dan een nieuwe aanschaf.

En als je daarna alsnog een aparte tool nodig hebt, weet je tenminste precies waarvoor. Dat is een veel beter gesprek met je leverancier dan beginnen bij nul.